REGISTREERIMISE KORD
REGISTREERIMISE KORD
1. VASTUTAV ANDMETÖÖTLEJA
Vastutav andmetöötleja on Suomen Yrityskaupat Oy (reg nr 1056245-3).
Registriga seotud küsimustes on kontaktisik:
Juha-Petteri Rantanen, tegevjuht
Suomen Yrityskaupat Oy
Aadress: Kauppiaskatu 9 B a
Telefon: 010 2864 002
E-post: info@yrityskaupat.net
2. REGISTRI NIMI
Registri nimi on Suomen Yrityskaupat – veebiteenuste register.
3. ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE EESMÄRK
Andmekaitseametnik töötleb isikuandmeid eesmärkidel, mis on seotud veebiteenuse haldamise, juhtimise ja arendamisega, sealhulgas statistiliseks töötlemiseks ning klientide, koostööpartnerite ja sidusrühmadega seotud suhete haldamiseks seoses veebiteenusega.
Eelnevalt kirjeldatud eesmärkidel töötleb vastutav andmetöötleja isikuandmeid teenuse osutamiseks oma klientidele, koostööpartneritele ja sidusrühmadele ning sellega seotud suhtluses.
Lisaks töötleb andmete vastutav andmetöötleja isikuandmeid klientidele suunatud muus suhtluses, nagu teavitamise ja teabe andmisega seotud eesmärkidel, mis hõlmavad ka otseturunduse ja elektroonilise otseturundusega seotud eesmärke.
Registreeritud isikul on õigus soovi korral keelduda talle suunatud otseturustamisest.
4. TÖÖTLEMISE ÕIGUSLIK ALUS
Isikuandmete töötlemise õiguslikud alused on järgmised vastavalt isikuandmete seadusele:
andmesubjekti ühemõtteline nõusolek;
andmesubjekti korraldus või sellise korralduse täitmine, milles andmesubjekt on osapooleks, või kokkuleppele eelnevate meetmete rakendamine andmesubjekti taotlusel; ja
registreeritud kliendi- või teenindussuhte, liikmelisuse või muu sarnase suhte asjakohane seos andmete vastutava andmetöötleja tegevusega (seose nõue);
andmesubjekti ühemõtteline nõusolek isikukoodi töötlemiseks.
Isikuandmete töötlemise õiguslikud alused on järgmised vastavalt ELi isikuandmete kaitse üldmäärusele:
andmesubjekt on andnud nõusoleku oma isikuandmete töötlemiseks ühel või mitmel konkreetsel eesmärgil;
töötlemine on vajalik lepingu rakendamiseks, mille osapooleks on andmesubjekt, või meetmete rakendamiseks enne lepingu sõlmimist andmesubjekti taotlusel;
töötlemine on vajalik vastutava andmetöötleja või kolmanda isiku õigustatud huvide täitmiseks;
töötlemine puudutab isikuandmeid, sealhulgas isikuandmete erikategooriasse kuuluvaid andmeid, mille andmesubjekt on sõnaselgelt avalikustanud.
Eelnimetatud andmete vastutava andmetöötleja õigustatud huvi põhineb asjakohasel ja õiguspärasel suhtel andmesubjekti ja andmete vastutava andmetöötleja vahel, mis tuleneb sellest, et isik või tema organisatsioon on vastutava andmetöötleja klient või koostööpartner ning töötlemine toimub eesmärkidel, mida andmesubjekt võis mõistlikult oodata isikuandmete kogumise ajal ja asjakohase suhte kontekstis.
5. REGISTRI TEABESISU (TÖÖDELDAVAD ISIKUANDMETE KATEGOORIAD)
Register sisaldab isikuandmeid järgmiste isikute (registreeritute) kohta:
müüja (füüsiline isik) või müüja-organisatsiooni esindaja, kontaktisik või töötaja, kes kasutab teenust;
ostja (füüsiline isik) või ostja-organisatsiooni esindaja, kontaktisik või töötaja, kes kasutab teenust;
vahendusorganisatsiooni esindaja, kontaktisik või töötaja, kes kasutab teenust;
panga/finantseerimisorganisatsiooni esindaja, kontaktisik või töötaja, kes kasutab teenust.
Register sisaldab järgmisi isikuandmeid kõigi registreeritute kohta:
registreeritud isiku põhiandmed ja kontaktandmed: eesnimi, perekonnanimi, aadress, telefoninumber, e-posti aadress;
registreeritud isiku töö ja ametikohaga seotud andmed: ettevõtte nimi ja ametinimetus
infosüsteemi logifailid, mis tekivad teenuse kasutamise käigus;
kõik andmesubjekti antud otseturunduse nõusolekud ja keelud.
Registris on registreeritud kasutajatunnus ja parool neile registreerujatele, kellel on juurdepääs ettevõtte Suomen Yrityskaupat andmeruumile.
Lisaks on registris fotod teenust kasutava vahendusorganisatsiooni esindajatest, kontaktisikutest ja töötajatest.
Lisaks on registris nende registreerujate isikukood, kes on vahendusvolituse raames sõlminud teenuses konfidentsiaalsuslepingu.
Register sisaldab ka ostjaorganisatsiooni registreeritud isiku teavet selles osas, milliste vahendusega seotud teemade kohta on see registreeritud isik teenuse kasutamise käigus lisateavet küsinud.
Register sisaldab ka vahendusorganisatsiooni registreeritud isiku poolt registreeritud märkmeid vahendusprotsessist.
Eespool kirjeldatud isikuandmete edastamine vastutavale andmetöötlejale on vastutava andmetöötleja teenuse osutamise eelduseks ning kui vastutav andmetöötleja ei saa neid isikuandmeid, ei saa vastutav andmetöötleja pakkuda teenust andmesubjektile ega täita vastavaid kohustusi.
6. REGULAARSED TEABEALLIKAD
Registreeruja põhiandmed, kontaktandmed ja isikukood saadakse registreerujalt endalt. Vastutav andmetöötleja annab registreerujale, kellele võimaldatakse juurdepääs ettevõtte Suomen Yrityskaupat andmeruumile, tema kasutajatunnuse, mis on seostatav tema isikuga. Registreeruja valib parooli, mis on seostatav selle konkreetse kasutajatunnusega ja salvestatakse andmeruumis. Seoses teenusega salvestatakse infosüsteemis tehnilised logiandmed registreeruja-poolse teenuse kasutamise kohta. Ostjaorganisatsiooni registreeritud isiku puhul salvestatakse teenuse kasutamisel vahendusobjekte puudutavad teemad, mille kohta nimetatud registreeritud isik on teenuses lisateavet küsinud. Registreeritud isiku otseturunduse nõusolekud ja keelud salvestatakse teenuses, kui registreeritud isik teenust kasutab ning nõusolekutest ja keeldudest teatab.
7. ISIKUANDMETE SÄILITAMISE AEG
Registrisse kogutud teavet säilitatakse ainult nii kaua ja sellises ulatuses, kui see on vajalik seoses isikuandmete kogumise algse või ühilduva eesmärgiga.
Registrisse kogutud isikuandmeid säilitatakse vastavalt järgmistele säilitustähtaegadele:
Registreeritud isiku põhiandmed, kontaktandmed ning organisatsiooni ja ametikohaga seotud andmed, isiku otsinguandmete ajalugu teenuse vahenduseesmärkide kohta, registreeritud isiku antud nõusolek või keeld otseturunduseks ning vahendusorganisatsiooni andmesubjekti poolt salvestatud vahendusprotsessi arvestust säilitatakse raamatupidamisseadusega ette nähtud aja jooksul (maksimaalselt 10 aastat) ning lisaks sellele aja jooksul, mis on vajalik vastutava andmetöötleja statistilistel eesmärkidel ja vastutava andmetöötleja tegevuse arendamise eesmärkidel ning andmete säilitamiseks kliendiga suhtlemise eesmärgil. Andmeid säilitatakse eelnimetatud perioodi jooksul, välja arvatud juhul, kui andmete pikemaajaline säilitamine on registreeritud isiku huvide kaitseks vastaval juhul põhjendatud;
Registreeritud isiku isikukoodi säilitatakse seni, kuni see on vajalik ärivahendusteenuse pakkumiseks.
Registreeritud isiku kasutajatunnus, parool ja teenuse kasutamisega seotud logiandmed ning muud teenuse tehnilise teostamisega seotud kogutavad ja töödeldavad tehnilised andmed kustutatakse teenusest kohe pärast seda, kui nende säilitamine pole teenuse tehnilise tagamise seisukohast enam põhjendatud;
Isikuandmete säilitamise vajadust hinnatakse iga viie aasta järel; ning igal juhul kustutatakse registreeritud isiku andmed registrist 10 aastat pärast registreeritud isiku kliendi- või partnersuhte lõppemist vastutava andmetöötlejaga ning kliendi- või partnersuhtega seotud kohustuste ja meetmete täitmist.
8. ISIKUANDMETE VASTUVÕTJAD (VASTUVÕTJATE RÜHMAD) JA ANDMETE REGULAARNE EDASTUS
Andmesubjekti nimi, isikukood, aadress, telefoni- ja faksinumber ning e-posti aadress avalikustatakse andmesubjekti selgesõnalisel nõusolekul vastutava andmetöötleja poolt osutatava teenuse tagamise eesmärgil järgmistele vastuvõtjatele:
Müüja (füüsilise isiku) või müüja-organisatsiooni registreeritud isiku isikuandmete avaldamine potentsiaalsele ostjale pärast konfidentsiaalsusepingu allkirjastamist;
Ostja (füüsilise isiku) või ostja-organisatsiooni registreeritud isiku isikuandmete üleandmine müüja-organisatsioonile pärast konfidentsiaalsuslepingu allkirjastamist;
Müüja (füüsilise isiku), ostja (füüsilise isiku) või müüja- ja ostja-organisatsioonide registreeritud isikute isikuandmete (sh isikukood) üleandmine objekti vahendajale pärast konfidentsiaalsuslepingu allkirjastamist;
Müüja (eraisiku), ostja (eraisiku) või müüja- ja/või ostja-organisatsioonide registreeritud isikute isikuandmete (sh isikukood) avaldamine teenuses osalevale pangale/finantseerijale.
Pärast ülalkirjeldatud teabe üleandmist vastuvõtjale, st teisele vastutavale andmetöötlejale, töötleb see teine vastutav andmetöötleja isikuandmeid ja võib näiteks edastada teavet kolmandatele isikutele.
Vastutav andmetöötleja kasutab isikuandmete töötlemisel alltöövõtjaid ehk isikuandmete töötlejaid, kes tegutsevad vastutav andmetöötleja nimel ja huvides.
9. ANDMETE EDASTAMINE VÄLJAPOOL EL-i VÕI EMP-d
Registris sisalduvaid isikuandmeid väljapoole EL-i ega EMP-d ei edastata.
10. REGISTRI KAITSE PÕHIMÕTTED
Isikuandmeid sisaldavaid materjale hoitakse lukustatud ruumides, kuhu on oma tööülesannetest tulenevalt juurdepääs ainult selleks määratud ja volitatud isikutel.
Isikuandmeid sisaldav andmebaas asub lukustatud ruumis, millele on juurdepääs ainult selleks määratud ja volitatud isikutel oma tööülesannetest tulenevalt. Server on kaitstud vastava tulemüüri ja tehnilise kaitsega. Tulemüür takistab juurdepääsu teenuse kasutamiseks mittevajalikele ressurssidele. Juurdepääs hoolduseks kasutatavatele teenustele on piiratud konkreetse veebiaadressiga.
Juurdepääs andmebaasidele ja süsteemidele on võimalik ainult eraldi väljastatud isiklike kasutajatunnuste ja paroolidega. Vastutav andmetöötleja on piiranud juurdepääsuõigusi ja volitusi infosüsteemidele ja teistele andmekandjatele selliselt, et andmeid saavad vaadata ja töödelda ainult isikud, kellel on selleks seaduslik alus ja vajadus. Lisaks registreeritakse andmebaaside ja süsteemide kasutamisega seotud sündmused registripidaja IT-süsteemi logifailides.
Vastutava andmetöötleja töötajad ja teised isikud peavad järgima konfidentsiaalsuskohustust ja hoidma saladuses teavet, mida nad saavad seoses isikuandmete töötlemisega.
11. REGISTREERITUD ISIKU ÕIGUSED
Registreeritud isik saab taotleda vastutavalt andmetöötlejalt juurdepääsu oma isikuandmetele, nõuda kõnealuste andmete parandamist või kustutamist ning töötlemise piiramist. Lisaks saab andmesubjekt esitada vastuväiteid töötlemisele ja taotleda andmete ülekandmist ühest süsteemist teise. Vastutav andmetöötleja töötleb registreeritud isiku päringut ja vastab sellele andmekaitsealaste õigusaktidega nõutud tähtaja jooksul.
Lisaks on andmesubjektil õigus enda antud nõusolek tagasi võtta, kui isikuandmete töötlemine on põhinenud nõusolekul. Tühistamine ei mõjuta enne tühistamist tehtud töötlemise seaduslikkust.
Samuti on registreeritud isikul õigus esitada kaebus järelevalveasutusele.
Andmesubjekti taotlused edastatakse punktis 2 nimetatud vastutava andmetöötleja kontaktisikule.
